選考辞退メールの例文6選｜タイミング別の文面と電話が必要なケース

辞退連絡の基本マナー3つ

1. 決めたら即日連絡する。選考辞退そのものは応募者の自由であり、ペナルティはありません。問題になるのは連絡の遅れです。企業側は面接官の時間や次の選考枠を押さえているため、辞退の連絡が早いほど迷惑が小さくなります。「気まずいから後で」が最も印象を悪くします。

2. 営業時間内に送る。メールはいつ送っても失礼ではありませんが、担当者が対応しやすい平日の営業時間内が理想です。深夜に決心した場合は下書きしておき、翌朝送れば十分です。

3. 理由は簡潔に。「一身上の都合により」「検討の結果」だけで通ります。詳細を尋ねられても答える義務はありません。他社への入社を決めた場合はそう書いても構いませんが、応募先への不満（社風・条件など）を理由に書くのは避けてください。角が立つだけで、誰の得にもなりません。

メールでいいか、電話が必要か

面接前日・当日だけ電話が必要なのは、担当者や面接官が当日の準備を進めており、メールでは気づかれない可能性があるからです。当日にどうしても行けなくなった（辞退ではなく延期したい）場合は面接キャンセル・日程変更の連絡方法を参照してください。

タイミング別の例文6選

例文1：書類選考の結果待ちで辞退する

件名：選考辞退のご連絡（氏名）

株式会社○○
採用ご担当者様

お世話になっております。貴社の△△職に応募しております（氏名）と申します。

このたびは一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。ご検討いただいているところ大変恐縮ですが、何卒ご了承いただけますようお願い申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

（署名：氏名・電話番号・メールアドレス）

例文2：面接日程の調整中に辞退する

件名：面接日程のご調整に関するご連絡（氏名）

お世話になっております。△△職の選考で面接日程をご調整いただいております（氏名）です。

ご調整いただいている最中に大変恐縮ですが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。お手数をおかけしましたことをお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

例文3：面接日が確定した後に辞退する（数日前まで）

件名：○月○日の面接辞退のご連絡（氏名）

お世話になっております。○月○日○時より面接のお約束をいただいております（氏名）です。

誠に恐縮ですが、一身上の都合により、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。お時間を確保いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

例文4：最終面接後・結果待ちの段階で辞退する

件名：選考辞退のご連絡（氏名）

お世話になっております。先日、最終面接の機会をいただきました（氏名）です。

選考を進めていただいているところ大変恐縮ですが、検討の結果、他社への入社を決意したため、選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。面接では貴重なお話をいただき、心より感謝しております。

身勝手なお願いで恐縮ですが、何卒ご了承いただけますようお願い申し上げます。貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

例文5：他社内定を理由として伝える場合（どの段階でも可）

このたび、並行して選考を受けておりました他社より内定をいただき、検討の結果、そちらへの入社を決意いたしました。つきましては誠に勝手ながら、貴社の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

他社に決めたことは正直に書いて問題ありません。かえって理由が明確で、企業側も納得しやすい辞退理由です。社名まで書く必要はありません。

例文6：転職エージェント経由で応募している場合（担当者宛て）

お世話になっております。（氏名）です。

ご紹介いただいております株式会社○○の選考について、検討の結果、辞退させていただきたくご連絡いたしました。ご尽力いただいたにもかかわらず申し訳ありません。

辞退の理由は、□□（例：業務内容が希望と異なると感じたため／他社の選考を優先したいため）です。お手数ですが、企業様への連絡をお願いできますでしょうか。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

エージェント経由の応募では、企業へ直接辞退メールを送らず、担当者に伝えるのがルールです。企業への連絡はエージェントが代行します。なお担当者には、率直な辞退理由を伝えたほうが次の求人紹介の精度が上がります。

引き止めの返信が来たときの断り方

辞退メールに対して「一度お話しできませんか」「条件を再検討します」といった返信が来ることがあります。意思が固まっているなら、再考の余地を残す曖昧な返事はせず、短く明確に締めます。

ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。大変ありがたいお言葉ですが、熟考のうえでの結論であり、意思は変わりません。誠に恐縮ですが、何卒ご了承いただけますようお願い申し上げます。

迷いがあって辞退した場合（条件次第では入社したい等）は、正直にその旨を伝えて話を聞くのも選択肢です。ただしその場合は辞退ではなく条件交渉として仕切り直すべきです。

やってはいけない辞退

• 無断辞退（連絡せず面接に行かない）：唯一の絶対NGです。担当者・面接官の時間を直接無駄にし、エージェント経由なら今後の紹介にも響きます
• 返信を放置して自然消滅を狙う：日程調整メールへの無視は無断辞退と同じ扱いになります。一行でも辞退の連絡を
• 虚偽の理由で引き延ばす：「体調不良で延期」を繰り返して結局辞退するくらいなら、最初から辞退を伝えるほうが誠実です
• SNSに社名入りで書く：辞退理由や選考の内容を社名が特定できる形で書くのはトラブルの元です

辞退が続くときは応募の入口を見直す

選考の途中で「やっぱり違う」と辞退が続く場合、原因は選考ではなく応募先の選び方にあります。求人票の条件だけで応募していると、面接で実態を知って辞退するサイクルになりがちです。応募前に転職の軸を言語化し、企業研究で確認してから応募数を絞るほうが、結果的に早く決まります。

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よくある質問

選考辞退の理由は正直に伝えるべきですか？

詳細を伝える義務はありません。「一身上の都合により」「検討の結果」で十分であり、ほとんどの企業もそれ以上追及しません。他社に決めたことを伝えても失礼にはあたりませんが、応募先の不満（社風が合わない・条件が悪い等）を理由として書くのは避けてください。

選考を辞退した企業に再応募できますか？

再応募を禁止するルールは一般にはなく、可能です。ただし受け入れるかは企業側の判断で、辞退時の印象が影響します。丁寧に辞退の連絡をしておくこと、再応募時に前回辞退の経緯と状況の変化を正直に添えることが、選考してもらえる可能性を高めます。

辞退メールに返信が来たら、また返信すべきですか？

承知した旨の返信が来た場合、基本的にそれ以上の返信は不要です。お礼や引き止めの言葉が含まれていた場合のみ、「ご丁寧にご連絡いただきありがとうございました」と短く返して締めれば十分です。やり取りを長引かせる必要はありません。

電話ではなくメールで辞退するのは失礼ですか？

失礼にはあたりません。採用担当者にとってもメールは記録が残り、社内共有しやすい連絡手段です。例外は面接の前日・当日の辞退で、担当者が準備を進めているため、まず電話で伝えたうえでメールを送るのが確実です。

内定をもらった後の辞退も同じ方法でいいですか？

内定後の辞退は選考中の辞退より影響が大きいため、メールだけでなく電話を優先するのが丁寧です。内定承諾書の提出後でも辞退自体は可能とされていますが、企業側の準備が進んでいるほど誠意ある伝え方が必要になります。詳しくは内定辞退の伝え方と内定辞退の断り方・メール例文を参照してください。